○千曲市立学校文書取扱規程
平成15年9月1日
教育委員会訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書事務の処理(第5条―第21条)
第3章 文章等の収受、配布等(第22条―第25条)
第4章 文章の整理保存(第26条―第30条)
第5章 雑則(第31条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、千曲市立学校における文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書主任等)
第2条 学校に文書主任及び文書係を置き、校長が指定する職員をもって充てる。
(文書主任等の職責)
第3条 文書主任は、校長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
(4) 文書の整理保存に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
2 文書係は、文書主任の指示を受けて事務を取り扱う。
(文書分類表)
第4条 文書主任は、文書を整理するために、別表に定める基準に従って、文書分類表を定めておかなければならない。
第2章 文書事務の処理
(取扱いの原則)
第5条 文書は、事務が能率的に処理されるように正確かつ迅速に取り扱わなければならない。
(文書の左横書き)
第6条 文書は、左横書きとする。ただし、特定なものは、この限りでない。
(文書の記名)
第7条 文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定された文章又は軽易な文書の記名は、校名とすることができる。
(文書の記号等)
第8条 文書には、年次、記号及び番号並びに分類記号及び保存区分を付さなければならない。
第9条 年次は、その事案が完結するまで同一のものとし、当該文書を受け付け、又は施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。
第10条 番号は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとする。
2 文書の番号は、文書件名簿(様式第1号)によって毎年4月1日から起こすものとする。ただし、往復文書で軽易なものは号外で処理することができる。
(分類記号)
第11条 分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。
(保存区分)
第12条 文書の保存区分は、保存期間により次のとおりとする。
(1) 永年 10年を超えて保存するもの
(2) 10年 5年を超え、10年以内の期間保存するもの
(3) 5年 3年を超え、5年以内の期間保存するもの
(4) 3年 1年を超え、3年以内の期間保存するもの
(5) 1年 1年以内の期間保存するもの
2 前項の保存期間は、文書完結の翌年度から起算するものとする。
(起案)
第13条 文書の起案に当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。
2 定例的な事案の起案は、例文によりするようにしなければならない。
3 例文は、校長が定めるものとする。
第15条 内容の軽易な事案の起案は、その文書の余白に処分案を朱書して行うことができる。
第16条 不備な箇所のある極めて軽易な文書を整備して再提出するときは、付せん用紙(様式第4号)を用いて処理することができる。
第17条 添え書きを要しない物品等を送付しようとするときは、簡易発送処理カード(様式第5号)を用いて処理することができる。
第18条 口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙(様式第6号)によって上司の決裁等所定の手続を執らなければならない。
(浄書及び照合)
第19条 文書の浄書及び照合は、事務担当者が行うものとする。
(文書の日付)
第20条 文書の日付は、当該文書を施行する日とする。
(押印)
第21条 施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。
第3章 文書等の収受、配布等
(収受及び配布)
第22条 到着した文書及び物品は、すべて文書主任が次により処理するものとする。
(1) 校長又は学校あての文書は開封し、収受印(様式第7号)を押し、文書件名簿に登載し、番号を記入した上、校長の査閲を受け、校長が自ら処理するものを除き、担当者に配布するものとする。ただし、軽易な文書は、文書件名簿の登載及び校長の査閲を省略することができる。
(2) 前号の場合において、封筒を失うことにより発信者名が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。
(3) 親展文書は、開封せず、特殊文書等収配カード(様式第8号)に登載し、配布する。
(4) 金券及び書留郵便物は、特殊文書等収配カードに登載し、配布する。
2 文書主任以外で直接受領した文書は、直ちに文書主任に回付して、前項各号の処理を行わなければならない。
(発送)
第23条 発送する文書は、封入せず、原議と共に文書主任に回付しなければならない。
(施行済原議の処理)
第24条 文書主任において文書を発送したときは、文書件名簿に処理の経過を記載し、原議に施行印(様式第10号)を押印の上、担当者に回付しなければならない。
(時間外到達文書の取扱い)
第25条 休日又は執務時間外に到着した文書等は、当直者がこれを収受し、文書主任に引き継ぐものとする。ただし、緊急を要する文書は、直ちに校長又はあらかじめ定められた職員に連絡するものとする。
第4章 文書の整理保存
(整理、保管)
第26条 文書は、完結文書と未完結文書に分け、完結文書は、文書分類表に基づいて該当フォルダーに入れ、未完結文書は、懸案フォルダーに入れて所定の場所に整理して保管しなければならない。ただし、フォルダーに入れることが適当でないものについては、この限りでない。
(編冊基準)
第27条 保存のため引き継ぐ文書は、保存区分ごとに次によって編冊し、背表紙(様式第11号)を付さなければならない。
(1) 完結年又は完結年度ごとに区分すること。
(2) 大きさは、日本工業規格A列4版以下とすること。ただし、図書等でこれにより難いものは、この限りでない。
(3) 1冊の厚さは、約6センチメートルまでとし、これを超えるものは適宜分冊すること。
(4) 保存区分が10年又は永年であるものには、表紙裏面に索引を付すること。
(保存台帳の作成)
第28条 文書を保存しようとするときは、文書保存台帳(様式第12号)に記入し、校長の承認を得て文書庫等に納めなければならない。
(文書の閲覧及び貸出し)
第29条 職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については、校長の同意を得るものとする。
(保存文書の廃棄)
第30条 保存期間を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、文書主任は、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。
2 文書主任は、保存期間を経過しない保存文書であっても、保存の必要がなくなったときは、廃棄することができる。この場合において、前項の規定を準用する。
第5章 補則
(その他)
第31条 この規程に定めるもののほか、文書の処理に関して必要な事項は、千曲市文書取扱規程(平成15年千曲市訓令第3号)の規定を準用する。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成15年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日の前日までに、更埴市文書取扱規程(昭和41年更埴市訓令第8号)、文書取扱規程(平成12年戸倉町規則第21号)又は上山田町文書取扱規程(昭和41年上山田町訓令第2号)の規定を準用して保存年限を定められた文書は、それぞれこの規程に基づき保存年限を定められたものとみなす。
別表(第4条関係)
文書分類表(例示)
第1分類 | 第2分類 | 補助分類 | 保存区分 | 保存期間 |
0総括 | 00庶務 | 00.1 学校沿革誌 | 永 | 永 |
00.2 学校経営概要 | 10 | 10 | ||
00.3 学事報告 | 10 | 10 | ||
00.4 校務分担 | 5 | 5 | ||
00.5 証明書交付簿 | 5 | 2 | ||
00.6 一般庶務 | 5 | 2 | ||
01会議 | 01.1 校長会議 | 5 | 2 | |
01.2 教頭会議 | 5 | 2 | ||
01.3 職員会議 | 5 | 2 | ||
02監査 | 02.1 検査 | 5 | 5 | |
02.2 監査 | 5 | 5 | ||
03例規 | 03.1 教育関係法規 | 永 | 永 | |
03.2 文書例規 | 永 | 永 | ||
03.3 学籍例規 | 永 | 永 | ||
03.4 人事例規 | 永 | 永 | ||
03.5 服務及び研修例規 | 永 | 永 | ||
03.6 給料、手当及び旅費例規 | 永 | 永 | ||
03.7 調査統計例規 | 永 | 永 | ||
03.8 共済組合例規 | 永 | 永 | ||
03.9 財務例規 | 永 | 永 | ||
03.10 教育課程例規 | 永 | 永 | ||
03.11 学校保健例規 | 永 | 永 | ||
03.12 学校給食例規 | 永 | 永 | ||
04文書 | 04.1 |
|
| |
04.2 特殊文書収配カード | 5 | 2 | ||
04.3 |
|
| ||
04.4 文書保存台帳 | 永 | 永 | ||
04.5 文書分類表 | 永 | 永 | ||
04.6 学級編制認可 | 5 | 5 | ||
04.7 日課表及び担任時間表 | 5 | 5 | ||
04.8 学校日誌 | 5 | 5 | ||
04.9 施設及び設備貸与簿 | 5 | 5 | ||
05学籍 | 05.1 指導要録 | 永 | 20 | |
05.2 児童生徒出席簿 | 5 | 5 | ||
05.3 児童生徒転入転出簿 | 5 | 5 | ||
05.4 在学証明書交付簿 | 5 | 5 | ||
05.5 入学児童生徒に関する表簿 | 5 | 5 | ||
05.6 卒業生台帳 | 永 | 永 | ||
06修学 | 06.1 要保護及び準要保護世帯票 | 5 | 5 | |
06.2 教育費、扶助及び補助 | 5 | 5 | ||
06.3 通学寄宿舎 | 5 | 5 | ||
1人事 | 10人事 | 10.1 人事関係綴 | 5 | 5 |
10.2 人事通知受付簿 | 5 | 5 | ||
10.3 教職員台帳 | 5 | 5 | ||
10.4 資格免許 | 5 | 5 | ||
10.5 職員履歴書 | 永 | 永 | ||
10.6 職員配置表 | 永 | 永 | ||
10.7 旧職員履歴書 | 永 | 永 | ||
11服務 | 11.1 服務 | 5 | 5 | |
11.2 職員住所録 | 5 | 5 | ||
11.3 職務専念義務免除 | 5 | 5 | ||
11.4 出勤簿 | 5 | 5 | ||
11.5 宿日直命令簿 | 5 | 5 | ||
11.6 当直日誌 | 5 | 5 | ||
11.7 休暇欠勤整理簿 | 5 | 5 | ||
11.8 宿日直代行簿 | 5 | 5 | ||
12表彰 |
| 10 | 10 | |
13研修 | 13.1 研修及び講習 | 5 | 5 | |
13.2 研修命令簿 | 5 | 2 | ||
13.3 研修承認願 | 5 | 2 | ||
14公務災害 |
| 永 | 永 | |
2給与・旅費 | 20給与 | 20.1 給与関係綴 | 10 | 10 |
20.2 給与簿 | 5 | 5 | ||
20.3 給料手当支給内訳書 | 5 | 5 | ||
20.4 通勤届 | 5 | 5 | ||
20.5 扶養親族届 | 5 | 5 | ||
20.6 扶養控除等申告書 | 5 | 5 | ||
20.7 保険料控除申請書 | 5 | 5 | ||
20.8 超過勤務命令簿 | 5 | 5 | ||
20.9 退職手当 | 5 | 5 | ||
21旅費 | 21.1 旅費 | 5 | 5 | |
21.2 旅行命令票及び精算票 | 5 | 5 | ||
3統計 | 30調査統計 | 30.1 調査統計 | 5 | 2 |
30.2 学校基本調査 | 永 | 永 | ||
30.3 学校構成調査 | 永 | 永 | ||
30.4 教員需給調査 | 永 | 永 | ||
30.5 給与実態調査 | 永 | 永 | ||
30.6 教育費調査 | 永 | 永 | ||
30.7 学校図書館調査 | 永 | 永 | ||
30.8 学校保健統計 | 永 | 永 | ||
4福利厚生 | 40福利厚生 | 40.1 福利厚生 | 5 | 2 |
40.2 元気回復事業 | 5 | 2 | ||
41共済組合 | 41.1 認定決定通知 | 5 | 5 | |
41.2 組合員原票 | 5 | 5 | ||
41.3 諸給付金交付簿 | 5 | 5 | ||
41.4 前歴 | 5 | 5 | ||
41.5 貸付個票 | 5 | 5 | ||
5財務 | 50予算 | 50.1 予算要求 | 5 | 2 |
50.2 予算書 | 5 | 5 | ||
50.3 予算配当書 | 5 | 5 | ||
50.4 執行計画 | 5 | 5 | ||
50.5 流用 | 5 | 5 | ||
51支出 | 51.1 支出負担行為決議 | 5 | 5 | |
51.2 支出簿 | 5 | 5 | ||
51.3 支出負担行為整理簿 | 5 | 5 | ||
51.4 郵券受払簿 | 5 | 2 | ||
51.5 契約 | 5 | 5 | ||
52決算 |
| 5 | 5 | |
53施設整備 | 53.1 学校設備台帳 | 永 | 永 | |
53.2 校舎建設施行図 | 永 | 永 | ||
53.3 防災警備 | 5 | 5 | ||
54物品 | 54.1 備品管理 | 永 | 永 | |
54.2 教材費整備 | 永 | 永 | ||
54.3 理科教育設備 | 永 | 永 | ||
54.4 産業教育設備 | 永 | 永 | ||
54.5 寄附 | 永 | 永 | ||
54.6 物品出納 | 5 | 5 | ||
54.7 図書台帳 | 永 | 永 | ||
6教育課程 | 60教育課程 |
| 5 | 2 |
61教科 | 61.1 国語科 | 10 | 10 | |
61.2 社会科 | 10 | 10 | ||
61.3 算数科 | 10 | 10 | ||
61.4 理科科 | 10 | 10 | ||
61.5 音楽科 | 10 | 10 | ||
61.6 図工(美術)科 | 10 | 10 | ||
61.7 体育(保健)科 | 10 | 10 | ||
61.8 家庭(技術)科 | 10 | 10 | ||
61.9 選択教科 | 10 | 10 | ||
61.10 道徳 | 10 | 10 | ||
62特別活動 | 62.1 保健指導 | 5 | 5 | |
62.2 給食指導 | 5 | 5 | ||
62.3 学校図書館利用指導 | 5 | 5 | ||
62.4 学級会活動 | 5 | 5 | ||
62.5 児童会及び生徒会活動 | 5 | 5 | ||
62.6 クラブ活動 | 5 | 5 | ||
62.7 安全指導 | 5 | 5 | ||
62.8 諸行事 | 5 | 5 | ||
63進路指導 |
| 5 | 5 | |
64教科書図書 | 64.1 教科書図書 | 5 | 5 | |
64.2 教科用図書配当表 | 5 | 5 | ||
64.3 教科書需要領収 | 5 | 5 | ||
7保健 | 70学校保健 | 70.1 学校保健 | 5 | 2 |
70.2 学校保健計画 | 5 | 5 | ||
70.3 執務日誌 | 5 | 5 | ||
70.4 学級健康簿 | 5 | 5 | ||
70.5 病欠調査 | 5 | 5 | ||
70.6 校医歯科医薬剤師執務日誌 | 5 | 5 | ||
70.7 医療費補助 | 5 | 5 | ||
70.8 医薬品受払簿 | 5 | 5 | ||
71検査測定 | 71.1 児童生徒健康診断 | 5 | 5 | |
71.2 児童生徒歯牙検査 | 5 | 5 | ||
71.3 児童生徒発育測定 | 5 | 5 | ||
71.4 レントゲン検査 | 5 | 5 | ||
71.5 予防接種 | 5 | 5 | ||
71.6 寄生虫検査 | 5 | 5 | ||
71.7 就学時健康診断 | 5 | 5 | ||
71.8 職員健康診断 | 5 | 5 | ||
71.9 職員結核管理 | 5 | 5 | ||
72安全会 | 72.1 安全会 | 5 | 5 | |
72.2 安全会加入者名簿 | 5 | 5 | ||
72.3 安全会災害報告 | 5 | 5 | ||
8給食 | 80学校給食 | 80.1 学校給食 | 5 | 2 |
80.2 給食従事者執務日誌 | 5 | 5 | ||
80.3 小麦粉及び脱脂粉乳需用 | 5 | 5 | ||
80.4 給食用物資使用実績報告 | 5 | 5 | ||
80.5 給食用物資受払簿 | 5 | 5 | ||
80.6 給食実施状況 | 5 | 2 | ||
80.7 栄養月報 | 5 | 2 | ||
80.8 献立 | 5 | 2 | ||
81給食会計 | 81.1 学校給食会計簿 | 5 | 5 | |
81.2 学校給食出納内訳書 | 5 | 5 | ||
81.3 学校給食出納領収書 | 5 | 5 | ||
81.4 給食費払戻 | 5 | 5 | ||
81.5 滞納整理 | 5 | 5 | ||
81.6 給食会計決算書 | 5 | 5 |
様式第9号 略
