○千曲市住民基本台帳職権消除等事務処理規程
平成28年8月22日
訓令第6号
(目的)
第1条 この規程は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第8条及び住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「政令」という。)第12条の規定に基づき、法第7条第7号に規定する住所に現に居住していない者(以下「不現住の者」という。)の住民票を職権で消除すること又は記載の修正をすること(以下「職権消除等」という。)に関して、法及び政令で定めるもののほか、必要な事項を定め、もって住民基本台帳の正確な記録を確保することを目的とする。
(実態調査及び調査対象者)
第2条 職権消除等を行う場合は、あらかじめ法第34条第2項の規定による調査(以下「実態調査」という。)を実施しなければならない。
2 実態調査の対象となる者(以下「調査対象者」という。)は、次の各号のいずれかに該当する者とする。
(1) 法に基づく住民票異動事務を所管する窓口(以下「住民票所管」という。)の対応等で、住民票記載事項に疑義が生じた者
(2) 他所管又は国若しくは他の地方自治体の機関(以下「他所管等」という。)から、住民票記載事項に疑義があり照会又は依頼があった者
(3) 親族、同居人又は家屋の所有者若しくは管理人から、不現住の者である旨の申出があった者
(4) 近隣の住民等から、不現住の者である旨の申出があった者
(5) 市が発送した郵便物等が返戻され、不現住の者である疑いがある者
(6) 転出証明書を取得してから6箇月経過後においても、転出先の市町村から転入通知が届かない者
(7) 前各号に掲げるもののほか、市長が特に調査の必要があると認める者
3 他所管等の調査により調査対象者が不現住の者であることが明らかな場合は、実態調査を省略することができる。
(実態調査員)
第3条 実態調査を行う者(以下「調査員」という。)は、住民基本台帳に関する事務に従事する職員であって、市長から当該実態調査について関係人に対し、質問させ、又は文書の提示を要求する権限を付与された者でなければならない。
2 調査員は、実態調査の実施に当たっては、千曲市職員証及び身分証明書(様式第2号)を携帯し、関係人から請求があったときは、これを提示しなければならない。
(実態調査の方法)
第4条 実態調査を実施する必要があると認めた場合は、実態調査書(様式第3号)に従い、書類調査及び現地調査を行うものとする。
2 実態調査は、複数の調査員で行わなければならない。
(実態調査の期間及び回数)
第5条 実態調査は、調査の必要を認めた日から開始し、おおむね6箇月以内に完了するものとする。ただし、市長が特に必要があると認めた場合は、調査の期間を延長することができる。
2 実態調査のうち、2回は現地調査をするものとする。ただし、市長が特に必要があると認めた場合は、現地調査回数を増やすことができる。
3 2回目の現地調査は、初回の現地調査から30日以上の期間を空けて行うものとする。ただし、1回目の現地調査又は書類調査で不現住の者として確認がされた場合は、前項に規定する2回目の現地調査を行わないことができるものとする。
(1) 届出の住所地に居住すべき家屋がないとき。
(2) 住所として届出のあった病院、介護保険施設等から既に退院又は退所しているとき。
(3) 届出の住所地に存在する家屋に他の者が居住しており、当該他の居住者から不現住の者であることの証言等があるとき。
(4) 届出の住所地に存在する土地、家屋の所有権が異動しており、現在の所有者又は現在の居住者から不現住の者であることの証言等があるとき。
(5) 届出の住所地に存在する家屋に居住している痕跡が見られないとき。この場合において、居住している痕跡が見られないとは、玄関ドアのノブ等にホコリが溜まっており人の出入りの形跡がないこと、郵便物等が配達されたままになっていること、家屋が破損しており人が住んでいる形跡が見られないこと等の状態をいう。
(6) 届出の住所地に存在する家屋に調査対象者の家族又は同居人が住んでいる場合で、当該家族又は同居人から不現住の者であることの申出又は証言があり、かつ、近隣の住人から不現住の者であることの証言等があるとき。
(7) 届出の住所地以外の場所が実際の住所地と確認されたとき。
(8) 前各号に掲げる事由のほか、市長が明らかに不現住の者であると認めたとき。
(届出の通知及び催告)
第6条 実態調査の結果、不現住の者については、住民異動届の通知書(様式第4号)により住民票の異動の届出を促すものとする。ただし、その転出先、転居先又は連絡先が判明しない者については、これを省略することができる。
3 不現住の者で病院、介護保険施設等に入院又は入所していることが判明し、1年以内に退院又は退所することが見込まれる場合及び不現住の者の住民票の記載内容を適正に修正することができない特別な理由があると認められる場合は、通知又は催告を留保することができる。
(職権消除等の通知)
第8条 政令第12条第4項の規定による通知は、住民票職権消除(修正)通知書(様式第7号)によるものとする。ただし、通知を受けるべき者の住所及び居所が明らかでないときは、同項後段の規定により通知に代えて公示するものとする。
2 他所管等からの照会又は依頼のあった者について、その処理が完了したときは、他所管等に対し住民票の職権消除等の結果を通知するものとする。
(書類の保存期間)
第9条 実態調査に関する書類の保存期間は、決裁日の属する年度の翌年度から起算して10年間とする。
(補則)
第10条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成28年8月22日から施行する。
