(趣旨)

第1条　この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、文書の取扱基準を定めるものとする。

(適用範囲)

第2条　千曲市における事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

(用語の定義)

第4条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(決裁)

第5条　事務の処理は、別に定めるものを除くほか、主務の係長、課長補佐、課長及び部長並びに副市長の決定を経て、市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りでない。

(帳票等)

第6条　事務の取扱いに使用する帳票等の種類及び様式は、別表第1のとおりとする。

(文書事務の指導総括)

第7条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書事務に関して全般を指導総括するものとする。

(課における文書処理の原則)

第8条　課における文書の処理は、所属長総括の下、絶えず迅速な処理に留意して行い、事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

(文書担当者)

第9条　課に文書担当者1人を置く。

(文書取扱者)

第10条　課に必要に応じて文書取扱者を置くことができる。

(文書登録番号及び収発番号)

第11条　文書件名簿に記載して登録する文書には、記号及び番号を付さなければならない。

(ファイル基準表)

第12条　全ての文書は、別に定めるファイル基準表により分類し、整理し、保管し、及び保存しなければならない。

(到着文書の処理)

第13条　到着文書は、総務課において受領し、次により処理しなければならない。

(配布文書の収受)

第14条　配布文書は、主務課において、次により収受しなければならない。

(受付印を要しない文書)

第15条　配布文書中、戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書には、受付印を押してはならない。

(配布文書の転送及び返送)

第16条　文書担当者は、配布文書の中に主務課の所管に属さない文書があるときは、次により当該文書の転送又は返送を行うものとする。

(収受文書の処理)

第17条　文書担当者は、収受文書を所属長の査閲に供しなければならない。ただし、親展文書は、あて名人に直接配布するものとする。

(収受文書の処理期日)

第18条　収受文書は、速やかに処理しなければならない。ただし、法令等で処理期限が指定されている文書にあっては、定められた処理期限内に処理しなければならない。

(主務課で直接収受した文書)

第19条　主務課で直接文書を収受したときは、第14条から前条までの規定に準じて処理しなければならない。

(起案)

第20条　事務処理の発議(電話による重要事項の収発及び電報の収発を含む。)は、次条により伺書を用いて作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、複写用紙を用いることができる。

(起案の基準)

第21条　文書の起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の分類番号及び保存年限が同一性のものである場合は、第2案、第3案等の順序により総合起案することができる。

(分類番号及び保存年限の記入)

第22条　起案者は、決裁のため回付する起案文書に、必ずファイル基準表による分類番号及び保存年限を記入しなければならない。

第23条　他の部課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。

(合議の特例)

第24条　次の各号のいずれかに該当する文書は、総務課に合議し、又は供覧しなければならない。

(後閲)

第25条　起案文書で上司不在のため代決したときは、代決者において「後閲」と明記するものとする。この場合において、起案者は、上司在庁の際その文書を後閲に供しなければならない。

(再回文書)

第26条　合議を受けた事件について再回を要するときは「要施行前(後)再回」と表示し、再回を受けたときは、その表示に消印して、遅滞なく起案者に返付しなければならない。

(変更又は廃棄した原議の処置)

第27条　合議事件にあって上司の命によりその原議案を変更し、又は廃棄したときは、起案者においてその旨合議先に通知しなければならない。

(決裁年月日)

第28条　起案文書で市長又は副市長の決裁の終わったものは、秘書広報課において決裁年月日を記入しなければならない。ただし、部長専決及び課長専決にかかわる起案文書にあっては、起案者が記入するものとする。

(文書の種類)

第29条　文書の種類は、次のとおりとする。

(令達事務)

第30条　令達文書は、指令を除くほか、総務課に備付けの令達件名簿に登記しなければならない。

(公告)

第31条　条例、規則及び告示は、千曲市公告式条例(平成15年千曲市条例第3号)の定めるところにより公告しなければならない。

(浄書及び照合)

第32条　文書の浄書は、原則として各課で行う。ただし、総務課長が必要と認めたものは、外注することができる。

(発信者名)

第33条　文書の発信者名は、市長名を用いる。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(発送文書の公印)

第34条　発送文書は、すべて公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不要と認められるものは、これを省略することができる。

(電子署名)

第34条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を送付する場合には、当該文書に電子署名を付与しなければならない。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

(課の発送手続)

第35条　課において文書を発送する場合は、次に掲げる手続を経て、発送締切時刻までに総務課に回付しなければならない。

(総務課の発送手続)

第36条　総務課において発送文書を受けた場合は、次に掲げる取扱いを経て発送しなければならない。

(文書の整理及び保管の原則)

第37条　文書は、ファイリングシステムにより管理する。

(文書管理の確認及び指導)

第38条　総務課長は、文書管理の維持発展を図るため、各課における文書の管理状況について確認し、適切な指導及び助言をしなければならない。

(文書の保管単位)

第39条　文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(ファイリング責任者及びファイリング担当者)

第40条　文書を適正に分類及び整理するため、課ごとにファイリング責任者及びファイリング担当者を置く。

(保管用具)

第41条　文書の整理、分類及び保管に当たっては、3段キャビネット及びファイリング用具(個別フォルダー、ガイド、ラベル等の事務用具をいう。)を使用するものとする。

(文書の保管)

第42条　文書は、文書名等を記載した個別フォルダーに収納し、3段キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第43条　ファイリング責任者は、文書を系統的に管理するため、ファイル基準表を年度ごとに作成しなければならない。

(文書の移替え及び置換え)

第44条　保管文書の移替え及び置換えは、毎年3月に行うものとする。

(置換えの方法)

第45条　ファイリング責任者は、保存年限が3年以上の文書で保存する必要のあるものについては、ファイル基準表の配列順に個別フォルダーごと保存年限別の文書保存箱に収納し、当該文書保存箱に登録番号、課名、保存年限、保存満了年月日及び文書名を記入した文書保存箱カードを添付の上、当該文書保存箱を総務課長に引き継ぐものとする。ただし、長期継続保管文書及び資料扱い文書については、この限りでない。

(保存年限)

第46条　文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除き、30年、10年、5年、3年及び1年とし、保存年限の各区分の基準は、次のとおりとする。

(保存年限の起算日)

第47条　前条第1項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。

(保存文書の貸出し)

第48条　保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、総務課長に申し出なければならない。

(保存年限の再検討)

第49条　総務課長は、30年保存文書については、10年ごとに当該文書の主務課の所属長と協議の上、保存の必要性を調査し、引き続き保存の必要がないと認められる文書については、第51条の手続を経て廃棄することができる。

(課における廃棄)

第50条　所属長は、保管を要しない文書については、随時廃棄するものとする。

(総務課における廃棄)

第51条　総務課長は、第45条の規定により引継ぎを受けた文書を廃棄するときは、当該文書の主務課の所属長との協議の上、廃棄を決定するものとする。

(歴史的資料の取扱い)

第52条　総務課長は、前条第1項の規定より廃棄する文書が決定したときは、廃棄する文書の目録を千曲市教育委員会歴史文化財センター所長に送付するものとする。

(電話(口頭)受信報告書)

第53条　口頭又は電話による事務処理は、電話(口頭)受信報告書により行うことを原則とする。

(補則)

第54条　この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。