(趣旨)

第1条　この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(適用範囲)

第2条　市における文書の管理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(用語の定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第4条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書主管課)

第5条　文書の受領及び発送並びに事案の処理を完結した文書の保存及び廃棄に関する事務は、総務部総務課(以下「総務課」という。)で行うものとする。

(所属長の責務)

第6条　所属長は、主務課における文書事務を管理し、事務の発生から施行に至るまでの処理状況を明確に把握し、絶えず事務の迅速な処理に留意しなければならない。

(文書取扱責任者)

第7条　課に文書取扱責任者1人を置く。

(文書取扱者)

第8条　課に必要に応じて文書取扱者を置くことができる。

(帳票等)

第9条　文書管理に必要な帳票等の種類及び様式は、別表第1のとおりとする。

(文書の種類)

第10条　文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(文書の分類)

第11条　文書は、次に掲げるところにより分類するものとする。

(文書処理の年次)

第12条　文書の処理に関する年次は、その事案が完了するまで同一のものを用いるものとし、条例、規則、訓令及び告示(次条において「条例等」という。)にあっては公布し、又は発する日の属する年により、その他の文書にあっては当該文書を受付し、又は施行する日の属する年の会計年度によるものとする。

(文書の記号、番号等)

第13条　条例等には、その種類ごとに記号及び番号を付さなければならない。

(到着文書の処理)

第14条　到着文書は、総務課において受領し、次に掲げる処理を原則とする。ただし、文書が主務課に直接到着した場合(電子メール、ファクシミリ等により送達されたものを含む。)は、当該課の所属長が受領するものとする。

(主務課間の文書の集配)

第15条　主務課間の文書の集配は、文書整理棚を利用して行う。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(時間外到達文書の取扱い)

第16条　休日又は千曲市職員服務規程(平成15年千曲市訓令第21号)第3条に規定する勤務時間外に到達した文書(電子文書を除く。)の取扱いについては、別に定めるとおりとする。

(配布文書等の収受)

第17条　文書取扱責任者又は当該文書に係る事務担当者は、配布文書及び主務課において直接収受した文書(以下「配布文書等」という。)について、次の各号に掲げる方法により、文書管理システムに登録するものとする。

(受付印を要しない文書)

第18条　配布文書等のうち戸籍法(昭和22年法律第224号)、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく届出及び申請書には、受付印を押してはならない。

(電話又は口頭による受信)

第19条　電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受信報告書(様式第3号)に記入し、第17条の規定に準じて処理しなければならない。

(文書の供覧)

第20条　収受文書は、速やかに所属長に供覧しなければならない。

(起案の原則)

第21条　事案の処理に当たっては、次に掲げる場合を除き、次条に規定する起案の方法によることを原則とする。ただし、第1号に掲げる場合においては、事後に事案の処理に係る公文書を作成するものとする。

(起案の方法)

第22条　起案は、件名、起案年月日、処理案、経緯も含めた起案に至る過程その他の事項を文書管理システムに登録することにより行うものとする。

(合議)

第23条　他の部課に関連する事案である場合は、合議をしなければならない。

(合議の特例)

第24条　次の各号のいずれかに該当する文書は、総務課に合議し、又は供覧しなければならない。

(後閲)

第25条　起案文書の回議中、上司が不在の場合は、緊急を要すると認められるものに限り、当該上司の査閲を待つことなく、上位の職にある者が審査することができる。この場合において、起案者は、上司が在庁の際、遅滞なく後閲に供しなければならない。

(決裁)

第26条　起案文書は、千曲市事務処理規則に定めるところにより決裁を受けなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第27条　決裁文書(電子文書を除く。)の返付を受けた起案者は、決裁年月日を記入し、原議書として保管しなければならない。

(公示)

第28条　公示を要する文書は、千曲市公告式条例(平成15年千曲市条例第3号)の定めるところにより取り扱うものとする。

(浄書及び照合)

第29条　文書の浄書は、原則として各課で行う。ただし、総務課長が必要と認めたものは、外注することができる。

(発信者名)

第30条　発信文書は、市長名を用いなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(施行文書の記号、番号及び公印)

第31条　施行する文書には、施行日の属する年度、主務課の記号及び文書番号を付さなければならない。

(電子署名)

第32条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を送付する場合には、当該文書に電子署名を付与しなければならない。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

(主務課の発送手続)

第33条　主務課において文書(電子文書を除く。)を発送する場合は、次に掲げる手続を経て、発送締切時刻までに総務課に回付しなければならない。ただし、これにより難い場合は、事前に総務課に連絡しなければならない。

(総務課の発送手続)

第34条　総務課において発送文書を受けた場合は、次に掲げる取扱いを経て発送しなければならない。

(文書の完結処理)

第35条　起案者は、文書の処理を完結した場合は、速やかに文書管理システムに必要事項を記録し、保管又は保存するものとする。

(文書の整理及び保管の原則)

第36条　文書は常に整理整頓し、必要なときに直ちに使用することができるよう保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書管理の確認及び指導)

第37条　総務課長は、文書管理の維持発展を図るため、各課における文書の管理状況について確認し、適切な指導及び助言をしなければならない。

(文書の保管単位)

第38条　文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(保管用具)

第39条　文書の整理、分類及び保管に当たっては、キャビネット及び保管用具(個別フォルダー、ガイド、ラベル等の事務用具をいう。)を使用するものとする。

(文書の保管)

第40条　文書は、文書名等を記載した個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

(文書の移替え及び引継ぎ)

第41条　保管文書の移替え(当年度の文書をキャビネットの現年度扱いの引き出しから前年度扱いの引き出しに移すことをいう。以下同じ。)及び引継ぎは、毎年3月に行うものとする。

(ファイル管理簿の作成)

第42条　文書取扱責任者は、前条の規定により移替えを行った完結文書及び資料扱いの文書を必要に応じて利用できるように、文書管理システムによりファイル管理簿を作成し、整理しておかなければならない。

(引継ぎの方法)

第43条　文書取扱責任者は、次に掲げる方法により保存する文書の引継ぎを行うものとする。

(保存年限)

第44条　文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるものを除き、30年、10年、5年、3年及び1年とし、保存年限の各区分の基準は、次のとおりとする。

(保存年限の起算日)

第45条　前条第1項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。

(保存年限の再検討)

第46条　総務課長は、30年保存文書については、10年ごとに当該文書の主務課の所属長と協議の上、保存の必要性を調査し、引き続き保存の必要がないと認められる文書については、第49条の手続を経て廃棄することができる。

(保存文書の貸出し)

第47条　保存文書の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、総務課長に申し出なければならない。

(課における廃棄)

第48条　所属長は、保管を要しない文書については、随時廃棄するものとする。

(総務課における廃棄)

第49条　総務課長は、第43条の規定により引継ぎを受けた文書を廃棄するときは、当該文書の主務課の所属長との協議の上、廃棄を決定するものとする。

(歴史的資料の取扱い)

第50条　総務課長は、前条第1項の規定より廃棄する文書が決定したときは、廃棄する文書の目録を千曲市教育委員会歴史文化財センター所長に送付するものとする。

第51条　この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。